STATUTS

Union des Communes du Togo

PRÉAMBULE

Le 31 mai 1996, les Maires des Communes de plein exercice, réunis à Nangbéto, ont crée en une Assemblée Générale constitutive, l'Union des Communes du Togo, sous le sigle de l'UCT.

Depuis la loi n°98-006 du 11 février 1998 portant décentralisation du Togo, le cadre d'évolution des Communes a changé à travers une véritable politique qui vise réellement un transfert de l'Etat aux collectivités locales. De plus en plus, elles sont appelées à jouer un rôle prépondérant et de premier ordre pour leur propre développement économique, social et culturel.

Ayant pris conscience des enjeux importants auxquels elles doivent désormais faire face, les Communes du Togo trouvent nécessaire et important de se mettre dans un réseau de solidarité dont la vocation associative servira de "ciment" à l'harmonisation de leur approche de développement en vue d'une plus grande cohésion, efficacité et crédibilité.

Ainsi, l'ensemble des Communes du pays se voit désormais participer à une plate-forme d'Union qui a le mérite de les sortir de leur individualité pour une grande pertinence existentielle et impact de leur décision.

Sur la base des nouvelles orientations proposées, la révision des statuts s'impose comme un préalable indispensable à la nouvelle dynamique associative communale.

Les réflexions menées à Kara les 10 et 11 juin 2004 au sein du bureau de l'UCT, avec l'ensemble des Communes, avec les partenaires et la tutelle ont permis d'élaborer les nouveaux statuts qui se caractérisent par:

• l'ouverture de l'UCT à toutes les Communes du Togo,
• le raffermissement des relations entre Communes,
• la promotion d'une solidarité intercommunale,
• le renforcement de l'action des Communes par la création d'un Secrétariat Permanent
• le développement du partenariat avec les institutions, organismes et acteurs

pouvant soutenir les efforts des Communes du Togo.

TITRE I : DENOMINATION – SIEGE - DURES

ARTICLE 1: DÉNOMINATION

Il est créé, en République Togolaise entre les adhérents aux présents Statuts, une association dénommée "UNION DES COMMUNES DU TOGO" (UCT) conformément aux dispositions de la loi n°40-484 du 1 e juillet 1901.

L'Union est autonome et apolitique.

ARTICLE 2: SIÈGE

Le siège de l'UCT est fixé à Lomé. Il peut être transféré en tout autre lieu du territoire national sur décision de l'Assemblée Générale.

ARTICLE 3: DURÉE

L'UCT est créée pour une durée illimitée

TITRE II : BUT – OBJECTIFS – MOYENS D'ACTION

ARTICLE 4: BUT

L'union a pour but de créer une solidarité entre les Communes et de lutter pour leurs émancipations et développement.

 

ARTICLE 5: OBJECTIFS

Les objectifs poursuivis par l'UCT sont :

- être l'organe représentatif de l'ensemble des Communes du Togo,

-  œuvrer à la promotion des Communes,

- créer un cadre de concertation et d'échanges d'expériences dans le domaine de l'administration et de la gestion des Collectivités territoriales décentralisées,

- veiller au développement harmonieux des Communes dans l'intérêt des populations et pour leur bien-être,

- renforcer la capacité des acteurs municipaux notamment, les élus locaux et le personnel municipal,

- promouvoir et appuyer aux niveaux national, régional et international des échanges entre les Communes,

- promouvoir la politique de décentralisation e t un dialogue permanent et effectif entre les pouvoirs locaux,

- promouvoir l'interaction, le partage d'information, la solidarité, l'interpellation des paires et les activités communes entre membres,

- promouvoir les jumelages et toutes les formes de partenariat,

- promouvoir les principes et institutions démocratiques, la participation des populations aux processus de gouvernante,

- recueillir, diffuser et partager les informations sur les questions touchant les Communes et le développement local,

- promouvoir les idéaux de paix, de fraternité et de tolérance entre les peuples et particulièrement entre les fils du pays,

- constituer une ressource d'appui et un recours aux membres, à leur requête, en facilitant le dialogue politique, la formation, les aises et l'expertise nécessaire à leurs besoins.

 

ARTICLE 6: MOYENS D’ACTION

Les moyens d'action de l'association sont :

-    les projets et programmes définis par le Bureau Exécutif et approuvés par l'Assemblée Générale,

-    les travaux de recherche et d'étude sur le développement communal,

-    les rencontres, conférences, ateliers, séminaires     et débats,

-    les bulletins d'informations et rapports des sessions, les outils de développement et de gestion communale, la formation des acteurs municipaux,

-    les actions concertées au profit des membres.

 

TITTRE III : MEMBRES-MODE D'ADHÉSION^—QUALITÉ DE MEMBRE

ARTICLE 7: CATÉGORIE DE MEMBRES

Les catégories de membres au sein de l'UCT sont les suivantes:

• les membres fondateurs,
• les membres actifs,
• les membres donneurs.

7.1 Sont membres fondateurs, les Communes qui ont pris part à l'Assemblée Générale constitutive pris partà Nangbéto le 31 mai 1996 à savoir : Aného, Atakpamé, Bassar, Dapaong, Kara, Kpalimé, Lomé, Sokodé et Tsévié.

7.2 Peuvent adhérer et être membre actif de l'Union, les Communes créées en République Togolaise et reconnues par la loi.

7.3 Sont membres d'honneur, les personnes physiques ou morales, les institutions ou organismes. L'Assemblée Générale confère cette qualité en appréciation de services précieux rendus à la cause de l'UCT ou des Communes du Togo.

ARTICLE 8: ADHÉSION

8.1 Toute Commune ayant adhérée à l'Union doit s'acquitter d'un droit d'adhésion et des cotisations annuelles dont les montants sont fixés par l'Assemblée Générale.

8.2 Tout membre de l'Union est tenu au respect des présents Statuts et du Règlement Intérieur. Il est également tenu de participer aux divers programmes d'activité de l'UCT et de se conformer aux décisions qui émanent des organes statutaires.

ARTICLE 9 : PERTE DE QUALITÉ DE MEMBRE

La qualité de membre se perd par démission, exclusion, radiation ou décès.

 

TITRE IV : ORGANISATION – FONCTIONNEMENT

ARTICLE 10 : ORGANES DE L'UCT

Les organes de l'UCT sont:

• l'Assemblée Générale (G.A.),
• le Bureau Exécutif (B.E.)
• le Secrétariat Permanent (S.P.)
• le Commissariat aux comptes (C.C).

SECTION 1: L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

ARTICLE11: PRIMAUTÉ — COMPOSITION —PÉRI ODICITÉ —ATTRIBUTIONS

11.1 L'Assemblée Générale est l'instance suprême de l'Union.

11.2 L'Assemblée Générale se compose de l'ensemble des membres.

11.3 L'Assemblée Générale se réuni en session ordinaire une fois par an et en session extraordinaire en cas de besoin. Les membres d'honneur y ont voix consultative.

L'orde du jour le l'Assemblée Générale est défini par le bureau exécutif.

11.4 Les Attributions de l'Assemblée Générale sont:

-    la délibération sur toutes les questions inscrites à son ordre du jour,

-         la définition de la politique de l'Union,

-         l'adoption du plan d'action de l'Union,

-         l'admission des nouveaux membres,

-         la fixation du montant des droits d'adhésion des cotisations annuelles,

-         l'adoption des rapports moraux et financiers du Bureau Exécutif,

-         l'approbation des comptes de l'exercice clos,

-         le vote du budget de l'Union,

-    la ratification du recrutement du Secrétaire Permanent,

-   la modification, la révision ou l'amendement des Statuts.

11.4.1 Des attributions de l'Assemblée Générale Ordinaire.

Outre celles définies au 11.4, l'Assemblée Générale :

• élit les membres du Bureau Exécutif et nomme les membres d'honneur sur proposition du Bureau Exécutif,
• confère au Bureau Exécutif les pouvoirs nécessaires à l'accomplissement des actions ou opérations rentrant dans la mission de l'Union et pour lesquelles les dispositions statutaires seraient insuffisantes,
• se prononce sur les demandes d'adhésion, de démission, d'exclusion et de réintégration.

 

11.4.2 De l'Assemblée Générale Extraordinaire L'Assemblée Générale à caractère extraordinaire statue au scrutin secret sur les questions graves ou urgentes pouvant influer sur la vie de l'Union à savoir :

• démission d'une Commune,
  • adhésion à une association ou à un réseau d'association,
  • fusion de l'UCT avec d'autres associations,
  • dissolution de l'Union et affectation de ses biens.

 

ARTICLE 12: PRISE DE DÉCISION DE L'ASSEMBLEE GÉNÉRALE ETQUORUM

12.1 L'Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire ne peut statuer que si elle réunit les deux tiers (2/3) de ses membres.

Dans les deux cas, si le quorum n'est pas atteint, une deuxième réunion est convoquée dans les quinze (15) jours et se tient quel que soit le nombre des membres présents.

Tout membre absent a la possibilité de se faire représenter par un autre membre dûment mandaté.

12.2 Des sessions de l'Assemblée Générale Ordinaire Les sessions ordinaires se tiennent une fois par an sur convocation du Président du Bureau Exécutif.

 

12.2.1 L'Assemblée Générale Ordinaire se réunit sur convocation du Président de l'Union. La convocation mentionne l'ordre du jour et doit être accompagnée de tous les documents préparatoires à l'Assemblée Générale. Elle est communiquée au moins trente (30) jours avant la tenue de l'Assemblée Générale.

12.2.2 Peuvent assister à l'Assemblée Générale en qualité d'observateurs:

-     les membres d'honneur,

-     les personnalités invitées par le Bureau Exécutif à titre de personnes ressources ou de représentants des organisations ou organismes nationaux ou internationaux, publics ou privés.

Les observateurs n'ont pas le droit de vote. Cependant, ils peuvent présenter des communications sur les sujets justifiant leur présence.

12.2.3 Les droits de vote et d'éligibilité sont exclusivement réservés aux membres à jour de leurs cotisations. Les procurations sont admises au nom des membres de l'Union et nul ne peut en détenir plus d'une.

12.2.4 Les votes se font au scrutin secret.

12.2.5 Les décisions de l'Assemblée Générale sont prises à la majorité simple des membres et font l'objet d'un extrait signé par le Président et le Secrétaire Permanent.

Les délibérations de l'Assemblée Générale sont transcrites sur le registre et sont signées du Président et du Secrétaire Permanent. Elles comportent les listes émargées par les membres présents. Les décisions de l'Assemblée Générale sont immédiatement exécutoires.

12.2.6 Le lieu de la tenue de la session de l'Assemblée Générale est rotatif. Il est fixé lors de la dernière session.

 

12.3 Des sessions de l'Assemblée Générale Extraordinaire Une session extraordinaire se tient sur demande dûment motivée du Président du Bureau Exécutif ou des deux tiers (2/3) au moins des membres de l'Union.

Dans le cas précis, il doit être fait mention, suivant la situation, soit de la décision du Bureau, soit des deux tiers (2/3) au moins des maires ou Responsable qui ont exigé la convocation. Il doit également être fait mention du lieu où devra se tenir la session.

 

SECTION 2 : LE BUREAU EXÉCUTIF

ARTICLE 13 : ATTRIBUTIONS GLOBALES – MANDAT-COMPOSITION – ATTRIBUTIONS DES MEMBRES

13.1 Le bureau Exécutif dispose de tous les pouvoirs qui lui sont conférés par l'Assemblée Générale des membres.

13.2 Dans l'exercice de son mandat, le Bureau Exécutif: soumet à l'examen de l'Assemblée Générale un programme de travail,

exécute les directives d'ordre général émises par l'Assemblée Générale, le programme de travail, le plan d'action et le budget correspondant,

présente à chaque session ordinaire de l'Assemblée, un rapport moral etfinancier,

- propose à l'Assemblée Générale pour examen les adhésions, les réadmissions, les cotisations et les conditions relatives à chaque situation,

- constitue tous les comités techniques ou ad hoc qu'il jugera nécessaires ou souhaitables et leur présente les principes régissant l'organisation de leurs activités,

- prépare le budget annuel de l'UCT,

- approuve les règlements du personnel, les règlements financiers et autres règlements de l'UCT conformément aux présents statuts et amendements y afférents,

- exerce tous pouvoirs ou fonctions qui lui sont conférés ou imposés par les présents statuts,

- soumet à l'approbation de l'Assemblée Générale l'ensemble des décisions qui lui incombent.

 

13.3 Mandat-Composition

13.3.1 Le Bureau Exécutif est composé de neuf (9) membres élus par l'Assemblée Générale pour un mandat de deux (2) ans renouvelable.

13.3.2 Pour être éligible au Bureau Exécutif, il faut faire acte de candidature à un poste dudit Bureau. En cas d'absence de candidature, les propositions sont recevables et sanctionnées par un vote à bulletins secrets. Le vote est acquis à la majorité absolue des membres présents.

13.3.3 Le Bureau Exécutif comprend:

⁰1 Président,

⁰1 Vice-président,

⁰1 Rapporteur Général,

⁰1 Rapporteur Général Adjoint, ⁰1 Trésorier Général,

⁰1 Trésorier Général Adjoint, ⁰3 Conseillers.

13.3.4 Le Bureau Exécutif peut déléguer tous pouvoirs ou mandats qui lui sont conférés ou imposés par les présents statuts à un sous comité fonctionnel, à son Président ou au Secrétaire Permanent.

 

13.4 Attributions des membres

13.4. 1 Du Président du Bureau Exécutif :

Le Président convoque, préside et dirige les réunions de l'Assemblée Générale et du Bureau Exécutif. Il assure la police des débats et des délibérations.

Le Président du Bureau Exécutif :

- représente l'Association dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous les pouvoirs à cet effet ; il a notamment qualité pour représenter l'Union par-devant les autorités et pour ester en justice au nom de l'Union,

- signe les correspondances,

-   ordonne les dépenses et signe conjointement avec le Secrétaire Permanent les actes engageant financièrement l'Union,

- peut déléguer certaines de ses attributions au Vice-président,

-   en cas de nécessité le Président est habilité à prendre toute décision visant à préserver les intérêts de l'union en attendant l'Assemblée Générale.

Le Président peut charger tout membre du Bureau Exécutif ou de l'Union de toutes missions non affectées. Il en précise les termes de référence et les délais d'exécution.

Il présente chaque année le rapport moral de l'Union en Assemblée Générale.

 

13.4.2 Du Vice-président

Il seconde le Président dans l'exercice de ses fonctions. Il assure l'intérim du Président en cas d'empêchement. A ce titre, il le remplace dans tous les actes.

13.4.3 Du Rapporteur Général

Il est chargé de la rédaction des procès-verbaux des instances de l'Union  en liaison avec le Secrétaire Permanent.

 

13.4.4 Du rapporteur Général Adjoint

Il seconde le Rapporteur Général et le supplée en cas d'absence ou d'empêchement.

13.4.5 Du Trésorier Général

Il est chargé :

- du recouvrement régulier des cotisations et des fonds de f Union,

- de la gestion des ressources de l'Union et veille, à ce titre, à l'exécution correcte du budget voté par l'Assemblée Générale,

- de la tenue correcte de la comptabilité des ressources de l'Union ainsi que de la comptabilité matières.

Il_,fournit les pièces justificatives des dépenses Commissaire aux comptes. Il rend compte au Bureau Exécutif et à l'Assemblée Générale de tous les actes de gestion accomplis.

Il présente chaque année un rapport financièr de l'Union en Assemblée Générale.

Il prépare le projet de budget de l'UCT.

13.4.6 Du Trésorier Général Adjoint

Il seconde le trésorier Général. Il le supplée en cas d'empêchement.

13.4.7 Des Conseillers

Ils sont des Conseillers techniques de l'Union. A ce effet, ils donnent leur avis au Bureau Exécutif et à l'Assemblée Générale sur toutes les questions importantes touchant la vie de l'Union.

SECTION 3: LE SECRÉTARIAT PERMANENT

ARTICLE14: ATTRIBUTIONS GÉNÉRALES — MANDAT COMPOSITION

14.1 Le Secrétaire Permanent est la structure ayant en charge la gestion courante des activités de l'Union.

14.2 Le Bureau Exécutif jouit du pouvoir discrétionnaire pour désigner un Secrétaire Permanent, conformément aux conditions qu'il juge nécessaires.

14.3 Le Bureau Exécutif fixe la durée du mandat du Secrétaire Permanent et le montant de ses rémunérations (salaires, indemnités).

14.4 Le Secrétariat Permanent est composé du Secrétaire Permanent et du personnel administratif du siège de l'UCT.

ARTICLE15: FONCTIONS DU SECRÉTAIRE PERMANENT

15.1 Le Secrétaire Permanent est le premier responsable administratif et technique de l'UCT.

Il a, à ce titre, la pleine responsabilité générale de gestion et rend compte au Bureau Exécutif. Il jouit d'une manière générale des pouvoirs qui lui sont conférés dans le cadre des présents statuts.

15.2 Le Secrétaire Permanent soumet au Bureau Exécutif des propositions pour une structure organisationnelle de l'administration de l'UCT et désigne le personnel pour pourvoir à la structure approuvée dans le respect des dispositions budgétaires.

15.3 Le Secrétaire Permanent instruit tous les dossiers de l'Association qu'il soumet à la décision du Président.

15.4 Le Secrétaire Permanent organise avec le Trésorier, sur les directives du Président, la collecte et la gestion des cotisations ainsi que les autres ressources provenant des membres ou d'autres sources.

15.5 Le Secrétaire Permanent est le responsable et le comptable de l'administration financière de l'UCT. Il reçoit et verse sur le compte bancaire ou tout autre compte indiqué de l'UCT tous les fonds que l'organisation reçoit. Il tient une documentation financière adéquate, assure la préparation des états financiers, facilite l'audit y afférent et veille à la bonne gestion des ressources allouées aux activités.

15.6 Le Secrétaire Permanent assiste sans voix délibérative à toutes les réunions du Bureau Exécutif, sauf lorsque des questions relatives à son statut, son salaire et ses avantages font l'objet des discussions.

15.7 Le Secrétaire Permanent assure entre autres les tâches suivantes :

-    préparer l'ordre du jour des réunions ordinaires du Bureau Exécutif,

-    établir les rapports d'activités et financiers de l'Union,

- soumettre au Bureau pour examen les projets de programme de travail annuel et à long terme et le budget correspondant,

-    mettre en œuvre le programme de travail de l'UCT et coordonner les activités de l'association avec celles d'autres institutions ou acteurs intéressés par les objectifs de l'UCT,

-    recueillir et diffuser pour les membres et vers les partenaires toutes les informations relatives à l'activité de l'UCT,

- assurer le fonctionnement régulier et permanent de l'UCT et gérer ses relations avec toutes les institutions internationales susceptibles de promouvoir l'Association, assurer toute autre fonction dont peut le charger le Bureau Exécutif,

- entreprendre tous travaux et études et assurer toutes prestations liées aux objectifs de l'UCT que peut lui assigner le Bureau Exécutif et présenter également au Bureau Exécutif des propositions pour faciliter le fonctionnement harmonieux et efficace ainsi que le développement de l'UCT,

- tenir à jour le répertoire des membres de l'UCT, - tenir les archives et tous les procès-verbaux des réunions ainsi que les registres d'adhésion.

 

 

SECTION 4 : LE COMMISSARIAT AUX COMPTES

ARTICLE16:COMPOSITION – MANDAT- ATTRIBUTIONS

16.1 L'Assemblée Générale désigne sur proposition du Bureau Exécutif un (1) Commissaire aux Comptes pour effectuer l'audit et la gestion financière et des actifs de l'UCT.

16.2 La durée du mandat du Commissaire aux Comptes est de un (1) an renouvelable.

16.3 Le Commissaire aux Comptes est chargé du contrôle de la gestion des ressources et de la vérification des comptes de l'Union.

A ce titre, il a, à tout moment accès aux livres comptables tenus par le Trésorier Général et le Secrétaire Permanent et peut demander toutes explications sur les écritures passées. Son rapport doit être envoyé au Président un mois avant la tenue de l'Assemblée Générale.

TITRE V: DISPOSITIONS FINANCIÈRES-RESSOURCES-FINANCES

ARTICLE 17 : PROVENANCE DES RESSOURCES ET MODALITÉS

17.1 Les ressources de l'UCT sont constituées par :

-       les droits d'adhésion,

- les cotisations des membres,

- les biens meubles et immeubles ou de tout autre patrimoine acquis par l'Union,

-       les subventions,

-       les dons et legs,

-       les recettes provenant des activités de l'Union.

17.2 Sur proposition du Secrétaire Permanent, le Bureau Exécutif peut solliciter au cours d'une Assemblée Générale une cotisation exceptionnelle en vue de régler des problèmes ponctuels.

17.3 Le Président de l'UCT est l'ordonnateur principal du budget.

 

ARTICLE 18 : OUVERTURE DE COMPTES BANCAIRES

18.1 Les fonds de l'UCT sont déposés auprès des institutions financières installées au Togo.

18.2 Les fonds sont de préférence domiciliés dans une (1) ou deux (2) banques au plus.

18.3 Les modalités de retrait de fonds sont précisées dans les dispositions prévues dans le Règlement Intérieur.

 

ARTICLE 19: FONDS AU NIVEAU DU SECRÉTARIAT PERMANENT POUR LES DÉPENSES COURANTES

19.1 Le Bureau Exécutif met à la disposition du Secrétariat Permanent, dans un compte particulier ouvert auprès d'une des banques abritant le compte de l'UCT un fonds pour les dépenses de fonctionnement courant.

19.2 Le présent fonds sera d'un niveau minimum de 500.000 F CFA et ne peut excéder 1.000.000 F CFA. Il eut être renouvelé lorsque son utilisation estjust iiee à 80%.

19.3 Les modalités de retrait de fonds sont précisées dans les dispositions prévues par le Règlement Intérieur.

 

ARTICLE 20: AFFECTATIONS DES RESSOURCES

20.1 Toutes les ressources humaines, matérielles, techniques, et financières de l'UCT sont affectées au développement des activités de l'Union conformément aux dispositions budgétaires en vigueur.

20.2 Les fonctions de membre du Bureau Exécutif de l'UCT ne donnent lieu à aucune rémunération ; toutefois, les dépenses engagées pour le compte exclusif de l'UCT et sur autorisation du Président, peuvent être remboursées par le Trésorier sur présentation des pièces justificatives.

TITRE VI: DISPOSITION FINALE / GÉNÉRALES PARTICULIÈRES / TRANSITOIRES

ARTICLE21: MODIFICATION — AMENDEMENT —RÉVISION DES STATUTS

Les présents statuts ne peuvent être modifiés, révisés ou amendés que par décision de l'Assemblée Générale prise à la majorité des deux tiers (2/3) de ses membres à jour de leurs cotisations.

 

ARTICLE 22: DISSOLUTION ET AFFECTATION DES RESSOURCES

22.1 La dissolution de l'UCT ne peut être prononcée que par l'Assemblée Générale Extraordinaire convoquée à cet effet et après un vote émis à la majorité des trois quarts (3/4) des membres de l'Union.

22.2 En cas de dissolution de l'UCT, ses biens sont remis à une association qui oeuvre pour le développement des Communes togolaises.

ARTICLE 23: RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS

Tout différend relatif à l'interprétation ou à l'application des présents statuts, est réglé à l'amiable. Dans le cas contraire, il est envoyé à l'Assemblée Générale dont la décision est sans appel.

ARTICLE 24: RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Un règlement intérieur fixe de façon détaillée les modifications d'application des présents statuts.

ARTICLE 25: ENTRÉE EN VIGUEUR

Les présents statuts entrent en vigueur dès leur adoption par l'Assemblée Générale Statutaire.

Fait à Atakpamé, le 30 Septembre 2004

L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE STATUTAIRE

 

RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Union des Communes du Togo

U.C.T.

 

PRÉAMBULE

Le présent Règlement Intérieur complète et clarifie les statuts de l'Union des Communes du Togo (U.C.T.). Il fixe en outre les attributions et les modalités de fonctionnement des organes et instances de l'Union ainsi que les conditions d'application de ses statuts

CHAPITRE I: DE LA QUALITÉ DE MEMBRES ET DE L'ADHESION.

ARTICLE 1:

Sont membres fondateurs de l'UCT, les communes qui ont participé à l'Assemblée constitutive de Nangbéto, le 31 mai 1996 et qui figurent dans la liste ci-après:

- Aného,

- Atakpamé,

-                  Bassar,

-                  Dapaong,

-                  Kara,

-                  Kpalimé, - Lomé,

-                  Sokodé,

-                  Tsévié.

Les membres fondateurs sont exemptés du paiement des droits d'adhésion.

ARTICLE 2:

Peuvent adhérer et être membres de l'Union, les Communes créées en République Togolaise et reconnues parla loi.

ARTICLE 3:

Peuvent être membres d'honneur toutes Personnes, Institutions ou Organismes auxquels l'Assemblée Générale confère cette qualité.

Les membres d'honneur ne sont pas tenus de payer les cotisations annuelles, ni les droits d'adhésion.

 

ARTICLE 4:

L'adhésion à l'UCT est subordonnée à une demande écrite de la Commune adressée au Président de l'Union et à laquelle doit être annexé un extrait de la délibération de son Conseil Municipal.

4.1 Le Bureau Exécutif instruit toute demande d'adhésion qu'il soumet à la décision de l'Assemblée Générale.

4.2 Aux termes de l'article 8 des Statuts de l'UCT, toute commune ayant adhéré à l'Union doit s'acquitter de son droit d'adhésion et des cotisations annuelles dont les montants sont fixés par l'Assemblée Générale.

CHAPITRE II: DE L'ORGANISATION ADMINISTRATIVE

SECTION 1: DE L'ASSEMBLEE GÉNÉRALE

ARTICLE 5:

L'assemblée Générale est l'instance suprême de l'Union. Elle se compose de l'ensemble des adhérents.

Les membres d'honneur y ont voix consultative.

ARTICLE 6: DE L'ASSEMBLEE GÉNÉRALE ORDINAIRE

6.1 Des Attributions de l'Assemblée Générale Ordinaire.

Entre autres attributions, l'Assemblée Générale:

• élit les membres du Bureau Exécutif et nomme les membres d'honneur sur propositions du Bureau Exécutif,
• ratifie le recrutement du Secrétaire Permanent désigné parle Bureau Exécutif,
• confère au Bureau Exécutif les pouvoirs nécessaires à l'accomplissement des actions ou opérations rentrant dans la mission de l'Union et pour lesquelles les dispositions statutaires seraient insuffisantes,
• se prononce sur les demandes d'adhésion, de démission et de réintégration.

6.2 Des Sessions de l'Assemblée Générale Ordinaire. L'Assemblée Générale Ordinaire se réunit en session ordinaire, une fois l'an et en session extraordinaire en cas de besoin.

ARTICLE 7:

L'Assemblée Générale Ordinaire se réunit sur convocation du Président de l'Union. La convocation mentionne l'ordre du jour et doit être accompagnée de tous les documents préparatoires à l'Assemblée Générale. Elle est communiquée au moins trente (30) jours avant la tenue de l'Assemblée Générale.

 

ARTICLE 8:

Peuvent assister à l'Assemblée Générale en qualité d'observateurs:

- les membres d'honneur,

- les personnalités invitées parle Bureau Exécutif.

Les observateurs n'ont pas le droit de vote. Cependant, ils peuvent présenter des communications sur des sujets justifiant leur présence.

ARTICLE 9: DU DROIT DE VOTE

Les droits de vote et d'éligibilité sont exclusivement réservés aux membres à jours de leurs cotisations. Les procurations sont admises au nom des membres de l'Union et nul ne peut en détenir plus d'une.

ARTICLE 10: Les votes se font au bulletin secret.

 

ARTICLE 11:

Les délibérations de l'Assemblée Générale sont transcrites sur un registre et sont signées du Président et du Secrétaire Permanent.

Elles comportent les listes émargées par les membres présents. Les décisions de l'Assemblée Générale sont prises à la majorité simple des membres présents et font l'objet d'un extrait signé par le président et le Secrétaire Permanent. Elles sont immédiatement exécutoires.

ARTICLE 12:

Le lieu de la tenue de la session de l'Assemblée Générale est rotatif. Il est fixé lors de la dernière session.

ARTICLE 13:

L'Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire ne peut statuer que si elle réunit les deux tiers (2/3) de ses membres.

Dans les deux cas, si le quorum n'est pas atteint, une deuxième réunion est convoquée dans les quinze (15) jours et se tient quel que soit le nombre des membres présents.

Tout membre absent a la possibilité de se faire représenter par un autre membre dûment mandaté.

ARTICLE 14: DE L'ASSEMBLEE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

14.1 Des attributions de l'Assemblée Générale Extraordinaire.

Elles sont définies à l'article 11 des statuts de l'UCT. L'Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée pour statuer sur la fusion de l'UCT avec d'autres associations.

14.2 Des sessions de l'Assemblée Générale Extraordinaire.

Les sessions extraordinaires se tiennent sur la demande dûment motivée du Président du Bureau Exécutif ou des deus tiers (2/3) au moins des membres de l'Union.

Dans ce cas précis, il doit être fait mention, suivant la situation, soit de la décision du Bureau, soit d'au moins les deux tiers ~2/3) des Maires ou Responsables qui ont exige la convocation.

Il doit également être fait mention du lieu où devra se tenir la session.

 

SECTION 2: DU BUREAU EXÉCUTIF ET SON FONCTIONNEMENT

ARTICLE 15:

Le Bureau Exécutif est l'organe responsable de l'exécution du programme d'activité de l'union. Il comprend neuf (9) membres élus pour un mandat de deux (2) ans renouvelable. Ses compétences sont définies dans l'article 13 des Statuts.

15.1 Le Bureau Exécutif est composé comme suit :

-     1 Président,

-     1 Vice-président,

-     1 Rapporteur Général,

-     1 Rapporteur Général Adjoint,

-     1 Trésorier Général,

-     1 Trésorier Général Adjoint,

-     3 Conseillers.

 

15.2 Les fonctions de membre du Bureau Exécutif de l'UCT ne donnent lieu à aucune rémunération ; toutefois, certaines dépenses engagées pour le compte exclusif de l'UCT et sur autorisation du Président, peuvent être remboursés par le Trésorier, sur présentation des pièces justificatives.

 

ARTICLE 16 :

Pour être éligible au Bureau Exécutif, il faut faire acte de candidature à un poste dudit Bureau. En cas d'absence de candidatures, les propositions sont recevables et sanctionnées par un vote à bulletins secrets. Le vote est acquis à la majorité absolue des membres présents.

ARTICLE 17 : DU PRÉSIDENT DU BUREAU EXÉCUTIF Le Président convoque, préside et dirige les réunions de l'Assemblée Générale et du Bureau Exécutif. Il assure la police des débats et des délibérations.

Le Président du Bureau Exécutif :

-         représente l'Association dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous les pouvoirs à cet effet ; il a notamment qualité pour représenter l'Union par-devant les autorités et pour ester en justice au nom de l'Union,

-         signe les correspondances,

-         ordonne les dépenses et signe conjointement avec le Secrétaire Permanent les actes engageant financièrement l'Union,

-         peut déléguer certaines de ses attributions au Vice-Président,

-  en cas de nécessité, le Président est habilité à prendre toute décision visant à préserver les intérêts supérieurs de l'Union en attendant l'Assemblée Générale. Le Président peut charger tout membre du Bureau Exécutif ou de l'Union de toutes missions non affectées. Il en précise les termes de références et les délais d'exécution,

- présente chaque année le rapport moral de l'Union en Assemblée Générale.

 

ARTICLE 18 : DU VICE-PRÉSIDENT

- Il seconde le Président dans l'exercice de ses fonctions,

- Il assure l'intérim du Président en cas d'empêchement. A ce titre, il remplace le Président dans tous les actes.

 

ARTICLE 19 : DU RAPPORT GÉNÉRAL

Il est chargé de la rédaction des procès-verbaux des instances de l'Union en liaison avec le Secrétaire Permanent.

ARTICLE 20 : DU RAPPORTEUR GÉNÉRAL ADJOINT

Il seconde le Rapporteur Général et le supplée en cas d'absence ou d'empêchement.

ARTICLE 21 : DU TRÉSORIER GÉNÉRAL

Il est chargé :

- du recouvrement régulier des cotisations et des fonds de l'Union, de la gestion des ressources de l'Union et veille, à ce titre, à l'exécution correcte du budget voté par l'Assemblée,

- de la tenue correcte de la comptabilité matières.

Il fournit les pièces justificatives au Commissaire aux Comptes.

Il rend compte au Bureau Exécutif et à l'Assemblée Générale de tous les actes de gestion accomplis. Il présente chaque année un rapport financier de l'Union en Assemblée Générale.

Il prépare le projet de budget de l'Union.

 

ARTICLE 22 : DU TRÉSORIER GÉNÉRAL ADJOINT

Il seconde le Trésorier Général. Il le suppléé en cas d'empêchement.

ARTICLE 23 : DES CONSEILLERS

Les Conseillers donnent leur avis au Bureau Exécutif et à l'Assemblée Générale sur toutes les questions importantes touchant la vie de l'Union.

SECTION 3 : DU SECRÉTARIAT PERMANENT

ARTICLE 24 :

Le Secrétariat Permanent est la structure ayant en charge la gestion courante des activités de l'Union. Le Secrétaire Permanent assure entre autre les tâches suivantes :

• préparer l'ordre du jour des réunions ordinaires du Bureau Exécutif,
• établir les rapports d'activités et financiers de l'Union,
• soumettre au Bureau pour examen les projets de programme de travail annuel et à long terme et le budget correspondant,
• mettre en œuvre le programme de travail de l'UCT et coordonner les activités et de l'association avec celles d'autres institutions ou acteurs intéressés par les objectifs de l'UCT,
• recueillir et diffuser pour les membres et vers les partenaires toutes les informations relatives à l'activité de l'UCT,
• assurer le fonctionnement régulier et permanent de l'UCT et gérer ses relations avec toutes les institutions internationales susceptibles de promouvoir l'Association,
• entreprendre tous travaux et études et assurer toutes prestations liées aux objectifs de l'UCT que peut lui assigner le Bureau Exécutif et présenter également au Bureau Exécutif des propositions pour faciliter le fonctionnement harmonieux et efficace ainsi que le développement de l'UCT,
• tenir à jour le répertoire des membres de l'UCT,
• tenir les archives et tous les procès-verbaux des réunions ainsi que les registres d'adhésion.

 

SECTION 4 : DU COMMISSARIAT AUX COMPTES

ARTICLE 25 : DU COMMISSAIREAUX COMPTES

Il est désigné par l'Assemblée Générale sur proposition du Bureau Exécutif. Il est chargé du contrôle de la gestion des ressources et de la vérification des comptes de l'Union. A ce titre, il a, à tout moment accès aux livres comptables tenus par le Trésorier Général et le Secrétaire Permanent et peut demander toutes explications sur les écritures passées. Son rapport doit être envoyé au Président un mois avant la tenue de l'Assemblée Générale.

CHAPITRE III: DES DISPOSITIONS FINANCIÈRES

ARTICLE 26 :

Aux termes des articles 17 des Statuts, les ressources de l'UCT se compose des droits d'adhésion, des cotisations des membres, des biens mobiliers et immobiliers et de tout autre patrimoine acquis par l'Union, des subventions, des dons et legs et des recettes provenant des activités de l'Union.

ARTICLE 27 :

Les ressources financières doivent faire obligatoirement objet d'une ouverture de comptes bancaires au nom de l'UCT selon les conditions de fonctionnement déterminées par l'Assemblée Générale.

ARTICLE 28 :

Les retraits de fonds sont soumis à la double signature du Président et du Trésorier ou celle du Vice-Président et du Trésorier.

Les retraits de fonds à partir du compte particulier ouvert pour le fonctionnement courant du Secrétariat permanent sont soumis à la seule signature du Secrétaire Permanent.

ARTICLE 29 :

Tout signataire, dûment mandaté par les présentes dispositions est tenu de déposer auprès des banques concernées sa signature authentique.

 

CHAPITRE IV : DE LA DISCIPLINE ET DE LA PROCÉDURE

DISCIPLINAIRE

ARTICLE 30 :

Sont considérées comme faute:

• les détournements de deniers appartenant à l'Union,
• les violations des Statuts,
• les absences répétées et non justifiées pendant trois (3) sessions consécutives de l'Assemblée Générale,
• les actes ou déclarations portant atteintes aux intérêts moraux ou matériels de l'Union,
• le non paiement des cotisations statutaires pendant deux années consécutives.

Toute faute peut donner lieu à une sanction.

ARTICLE 31 : DES SANCTIONS

31.1 Les sanctions sont les suivantes :

• l'avertissement,
• la suspension,
• la radiation.

31.2 La proposition de sanction est faite par le Bureau Exécutif qui l'inscrit à l'ordre du jour de l'Assemblée Générale qui est seule habiletés à la prononcer.

31.3 La décision de la sanction est notifiée au membre intéressé par lettre signée du Président de l'Union accompagnée de la délibération de l'Assemblée Générale après que le membre eût été entendu par l'Assemblée délibérante sur les faits qui lui sont reprochés.

 

ARTICLE 32 : DE LA PERTE DE LA QUALITÉ DE MEMBRE ET DE LA

RÉINTÉGRATION

La qualité de membre de l'Union se perd par:

• la démission,
• la radiation,
• le décès.

32.1 DE LA DÉMISSION

Tout membre de l'Union a le droit de démissionner pour des motifs valables et convaincants. Dans ce cas, la démission doit faire l'objet d'une lettre adressée au Président du Bureau Exécutif, accompagnée de la délibération correspondante du Conseil Municipal et soumise à l'Assemblée Générale. La démission ne donne droit à aucun remboursement des cotisations antérieures.

32.2 DE LA RADIATION

Tout membre peut être radié de l'Union en cas de faute grave dûment constaté par les trois quarts (3/4) des membres. La radiation est notifiée par lettre, signée du Président du Bureau Exécutif aux membres, accompagnée de la délibération de l'Assemblée Générale. Le membre radié est tenu de restituer à l'Union tous les documents officiels en sa possession.

32.3 DU DÉCÈS

Tout membre d'honneur de l'Union perd sa qualité en cas de décès. Il a droit à tous les honneurs laissés à la discrétion du Bureau Exécutif.

32.4 DE LA RÉINTÉGRATION

Tout membre démissionnaire ou radié de l'Union peut solliciter sa réintégration. Cette réintégration est formulée par lettre adressée au Président suivi de la délibération du Conseil Municipal. Toutefois, cette réintégration qui est assimilée a une nouvelle adhésion ne devient effective qu'après approbation de l'Assemblée Générale, notifiée par lettre au postulant.

CHAPITRE V : DES DISPOSITIONS FINALES

ARTICLE 33 :

Le présent Règlement Intérieur ainsi que les Statuts de l'Union ne peuvent être modifiés, révisés ou amendés que par l'Assemblée Générale statuant à la majorité des trois quarts (3/4) au moins de ses membres votant.

ARTICLE 34 :

Le présent Règlement Intérieur entre en vigueur dès son adoption par l'Assemblée Générale.

 

Adopté à Atakpamé, le 30 septembre 2004

L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE STATUTAIRE.